Sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

 Làm thế nào để áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả?

1. Lên danh sách các công việc và nhiệm vụ cần làm

Đầu tiên là quy trình cơ bản đưa ra cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và công việc đang phải đối mặt. Khi lập danh sách này, hãy ghi lại tất cả công việc, nhiệm vụ hay mục tiêu cần hoàn thành. Như vậy để không bỏ quên bất kỳ công việc nào và có cái nhìn rõ ràng về phạm vi công việc của mình.

2. Phân màu theo cấp độ cho từng công việc

Tại sao nên phân màu theo cấp độ cho từng công việc? Việc này sẽ giúp dễ dàng theo dõi và phân loại các công việc hơn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các màu đỏ, màu xanh dương, màu xanh lá cây và màu vàng để phân loại công việc theo ma trận Eisenhower.

3. Hỏi kỹ năng từ chối

Học cách từ chối là một kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả. Khi có thể từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng và hoàn thành mục tiêu.

4. Loại bỏ những công việc không quan trọng trước khi tập trung hoàn thành nhiệm vụ

Nhiều người thường mắc phải sai lầm là thực hiện những công việc không quan trọng và không mang lại giá trị cho bản thân. Nguyên nhân là do họ cảm thấy bứt rứt khi bỏ qua những việc này hoặc họ nghĩ rằng dành một ít thời gian để thực hiện cũng không ảnh hưởng. Tuy nhiên, điều này dẫn đến tình trạng lố giờ và không thể tập trung vào những công việc quan trọng.

5. Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành các mục tiêu

Đánh giá kết quả công việc là bước quan trọng trong quản lý thời gian. Việc đánh giá này giúp xác định được những công việc đã thực hiện hiệu quả, những công việc cần điều chỉnh và những công việc cần ưu tiên làm trong thời gian tới.

Đối với những công việc dài hạn, nên đánh giá kết quả sau một thời gian nhất định như 1 tuần, 1 tháng hay 1 quý. Việc này để đảm bảo công việc đang đi đúng hướng và đáp ứng mục tiêu đã đặt ra.