Sơ đồ gantt là gì? Mục đích sử dụng sơ đồ Gantt

 Bạn đã bao giờ muốn biết cách quản lý dự án một cách hiệu quả? Sơ đồ Gantt có thể là công cụ bạn đang tìm kiếm!

1. Sơ đồ gantt là gì?

Sơ đồ gantt là sơ đồ trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ của từng công việc đó. Sơ đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, bao gồm thời lượng cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

2. Mục đích sử dụng sơ đồ gantt

2.1. Xây dựng và quản lý một dự án toàn diện

Sơ đồ Gantt trực quan hóa các khối xây dựng của một dự án và tổ chức nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

2.2. Xác định các phụ thuộc về hậu cần và nhiệm vụ

Sơ đồ Gantt có thể được sử dụng để theo dõi hậu cần của một dự án. Các phụ thuộc nhiệm vụ đảm bảo rằng một nhiệm vụ mới chỉ có thể bắt đầu sau khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành. Nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn, thì các vấn đề phụ thuộc sẽ tự động được lên lịch lại. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi lập kế hoạch trong môi trường nhiều nhóm.

2.3. Theo dõi tiến độ của một dự án

Khi các nhóm ghi lại thời gian đối với các vấn đề trong kế hoạch, chúng ta có thể theo dõi tình trạng của các dự án của mình và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. sơ đồ Gantt có thể bao gồm ngày phát hành, mốc quan trọng hoặc các số liệu quan trọng khác để theo dõi tiến độ dự án.

4 Bước lập sơ đồ Gantt:

Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Bước 3: Biểu diễn lên sơ đồ Gantt

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

3. Lợi ích của sơ đồ gantt.

- Giúp việc quản lý hạn chế nhầm lẫn

Biểu đồ Gantt biểu thị được danh mục các công việc cần làm cũng như thời gian hoàn thành của dự án. Do vậy, việc quản lý dự án cũng trở nên dễ dàng theo dõi hơn, hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có. 

- Cung cấp một tấm ảnh toàn cảnh về dự án

Biểu đồ Gantt thể hiện đầy đủ mọi thứ từ các công việc cần thực hiện cũng như thời gian hoàn thành. Vì thế, có thể nói, biểu đồ Gantt là một bức tranh toàn diện và tổng quát nhất về dự án công việc. Điều đó cũng giúp đem đến cho người điều hành một cái nhìn rộng hơn, dễ quan sát, theo dõi hơn.

- Định hướng đi nhất quán cho mọi thành viên

Mỗi dự án đều có biểu đồ Gantt thống nhất sẽ là một trong những giải pháp hoàn hảo trong việc quản lý, quản trị dự án. Theo đó, mọi nhân viên đều có thể nhìn thấy, thực hiện công việc một cách nhất quán nhất, sát với khoảng thời gian mà cần phải hoàn thành công việc.

- Giúp xác định mối quan hệ giữa nhiệm vụ với nhau

Sơ đồ Gantt cho biết công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đang thực hiện và công việc nào chưa thực hiện sẽ được biểu thị rõ ràng. Từ đó, sẽ theo dõi được dòng chảy thuận lợi, biết được sau công việc đó sẽ phải làm công việc gì tiếp theo mà không bị gián đoạn vì bất cứ vấn đề gì.

- Giúp các nhà quản lý dự đoán được tương lai

Hiểu được biểu đồ Gantt là gì sẽ giúp nhà quản lý sẽ dự đoán được tương lai của dự án. Từ việc là một bức tranh toàn cảnh với phạm vi rộng lớn cho đến việc biểu đồ Gantt miêu tả được những điểm quan trọng của dự án, các nhà quản lý sẽ biết được hiệu quả công việc trong tương lai.

Như vậy, Việc tạo và sử dụng biểu đồ Gantt không chỉ giúp quản lý dự án, mà còn giúp tạo sự minh bạch và tương tác trong nhóm làm việc. Mọi thành viên đều có thể nhìn thấy lịch trình và công việc của mình, từ đó tăng cường sự phối hợp và hiệu suất làm việc.