Checklist là gì? Ưu và nhược điểm của checklist trong công việc

 Hầu hết mọi người cảm thấy như họ không kiểm soát được công việc hàng ngày của mình vì họ cứ chồng chất công việc ngày này qua ngày khác, khiến họ kiệt sức và căng thẳng. Vì lý do này, danh sách checklist đã ra đời. 

1. Checklist là gì?

Checklist là một danh sách với cấu trúc gồm các nhiệm vụ và hạng mục cần được hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể. Nó hoạt động như một công cụ hỗ trợ trực quan để giúp các cá nhân hoặc nhóm đi đúng hướng, đảm bảo rằng các bước thiết yếu không bị bỏ qua. 

2. Lợi ích Checklist mang lại.

2.1. Nâng cao hiệu quả và năng suất.

Checklist đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả và năng suất. Bằng cách vạch ra các nhiệm vụ một cách có hệ thống, các cá nhân có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của họ và tránh bị lạc trong một biển trách nhiệm. Sự hài lòng khi đánh dấu vào các mục khi chúng được giải quyết thúc đẩy cảm giác hoàn thành, tạo động lực cho các cá nhân giải quyết các nhiệm vụ khó khăn hơn.

2.2. Giảm thiểu sai sót và giám sát.

Sai sót trong công việc là không thể tránh khỏi, nhưng với một Checklist có cấu trúc tốt, nguy cơ mắc lỗi và sơ sót sẽ giảm đi đáng kể. Mỗi nhiệm vụ trong Checklist hoạt động như một lời nhắc nhở, giảm khả năng bỏ qua các bước quan trọng. Điều này đặc biệt có giá trị trong các ngành mà độ chính xác là tối quan trọng, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe, kỹ thuật và hàng không.

2.3. Giao tiếp hợp lý và hợp tác.

Khi làm việc nhóm, Checklist thúc đẩy giao tiếp và cộng tác. Khi mọi người đều nhận thức được trách nhiệm và thời hạn của mình, sự phối hợp sẽ trở nên liền mạch. Các thành viên trong nhóm có thể sắp xếp các nỗ lực của họ, đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án đều được giải quyết một cách hiệu quả. Sức mạnh tổng hợp này dẫn đến quy trình công việc mượt mà và kết quả dự án thành công hơn.

3. Phân biệt checklist và to-do list.

Có một số người hay nhầm lẫn giữa to do list và checklist. Nhưng ở 2 cụm từ này là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau.

• To do list: là liệt kê những công việc cần làm, tuy nhiên nó không liên quan đến nhau và không bắt buộc phải hoàn thành. Và to do list nó có thể bao gồm nhiều checklist.
• Checklist: là các công việc cần làm để hoàn thành quy trình, đảm bảo được hiệu quả và chất lượng. Cam kết là không bỏ sót bất kỳ công việc nào dù lớn hay nhỏ. Các công việc sẽ được sắp theo trình tự có liên quan mật thiết đến nhau.

4. Ưu, nhược điểm của Checklist.

* Ưu điểm:

Có thể dễ dàng nhận thấy ưu điểm của checklist đó là giúp công việc được thực hiện dễ dàng, suôn sẻ hơn. Checklist luôn đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng quy trình, đạt hiệu quả cao nhất, đặc biệt còn giúp tối ưu hoá quá trình làm việc của cá nhân, doanh nghiệp. 

Khi xây dựng checklist chuẩn, thích hợp còn giúp nhà lãnh đạo nắm được tình hình chung của toàn doanh nghiệp, từ đó sử dụng nhân lực hiệu quả. Cũng chính vì thế mà mỗi nhà quản lý phải biết căn cứ vào tình hình chung để xây dựng một checklist thích hợp nhất.

* Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm lớn trên thì checklist vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Đôi khi chúng ta phụ thuộc quá nhiều vào checklist sẽ hình thành thói ỉ lại, thụ động, rất dễ biến chúng ta từ một người năng động trở thành người thụ động. Checklist cũng không thể kiểm soát được trường hợp đột xuất. Vì thế mà mỗi người cần phải linh hoạt sử dụng nó hiệu quả.

Lời kết, 

Checklist là một thói quen tốt mà chúng ta nên làm hàng ngày. Nó giúp bạn hoàn thành mọi công việc, mọi mục tiêu đề ra và không bỏ sót điều quan trọng. Rất hy vọng với bài viết này bạn đã hiểu rõ checklist là gì và ưu nhược điểm của nó để sử dụng checklist một cách hiệu quả.